Eficiência em comunicação: emails

[tweetmeme]Durante a troca frenética de emails que vivenciei nas últimas cinco semanas como editora do jornal-laboratório online do meu curso, observei o comportamento dos meus colegas. E constatei: esses comunicadores não sabem se comunicar!

Não são todos, claro, mas foi algo interessante de se notar. O email, uma ferramenta que deveria facilitar a comunicação, acaba transtornando o nosso dia e nos deixando irritados. E por quê? O problema, a meu ver, não é a frequência de emails que recebemos, mas a quantidade de emails desnecessários, que poderiam ser substituídos por um telefonema de dois minutos ou que poderiam ser melhorados em termos de eficiência na comunicação.

Com base nisso, deixo aqui algumas dicas bem simples para tornar a comunicação mais eficaz… ;)

Não deixe o campo “assunto” em branco. Quando você abre seu email, você não passa os olhos na lista de mensagens? Imagina fazer isso e se deparar com uma porção de “sem assunto”. Eu tenho a sensação de que não existe nada de relevante ali. Sobre o que o email trata? Reunião adiada, problemas na equipe, festinha na semana que vem? Identifique o conteúdo da mensagem para que a pessoa saiba logo o que vai encontrar. Nem todo mundo abre os emails por ordem de chegada.

Não escreva títulos inúteis. Depois dos emails sem assunto, os títulos que não dizem nada são os que mais contribuem para atrapalhar a comunicação. Mandar um “Importante!!” pode chamar a atenção inicialmente, mas quantas mensagens importantes seu destinatário não deve receber? Seria melhor elaborar um título com informações-chave. Exemplo: “Importante: problema no site”.

Se o email é urgente, não escreva “urgente!”. Nem URGENTE!, muito menos URGENTEEEEEEEE!!!. Se é urgente, use o telefone. Sabe-se lá quando seu destinatário vai checar a caixa de entrada. Mesmo pessoas que parecem viver diuturnamente conectadas – caham! – têm seus momentos offline, então não arrisque.

Respeite a caixa de entrada alheia. Nada mais incoveniente do que alguém enviar uma mensagem engraçada para um grupo de email e todo mundo começar a mandar o seu “hahahahaha!” em resposta. Não tem a menor graça ficar recebendo risadas escritas ao longo do dia; a cada meia hora algum ser feliz manda um “ahuahuahua!”. Se um ou dois já se manifestaram, o resto do grupo com certeza já entendeu que é engraçado.

Agradeça. Parece bobagem, mas há quem deixe de enviar meia dúzia de palavras de gratidão sob o pretexto de “lotar” a caixa de entrada do correspondente. Ser educado não faz mal a ninguém. Enviar um agradecimento é sinal de cordialidade a quem lhe foi útil.

E você, tem alguma sugestão para tornar a comunicação na web mais eficiente? Deixe seu comentário! ;)

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4 comentários sobre “Eficiência em comunicação: emails

  1. Você traduziu algumas emoções e sentimentos meus, a respeito deste meio de comunicação.

    Digo ainda do tanto que devemos aprender para utilizar de forma efetiva e eficientemente esta ferramenta que nos auxilia muito, mas que tem se tornado um agente estressante no trabalho de muitos. Inclusive o meu…

  2. hahaha muito bom!
    Felizmente ainda não tive esses problemas por e-mail, pq raramente o usei para coisas muito sérias e ou urgentes. Mas o negócio do assunto realmente é uma boa!
    Acho que não tenho nada a acrescentar à sua lista. Pelo menos não me vem nada agora!
    Bjos!

  3. Eu tenho q confessar q não leio nem metade dos emails q me me mandam… Os q não tem preenchidos o campo assunto então, afff, vão p lixeira sem dó nem piedade (a menos q quem o mandou seja íntimo meu). Outra coisa q me irrita profundamente são os spams >.< Tenho recebido até propaganda de Viagra e Cialis… Haja paciência! Post perfeito, muito bom mesmo.
    Linda semana, beijos =*

  4. Teddy

    hahaha ” Se é urgente, use o telefone” eu ri, mas é verdade. email demora, porra! até escrever, mandar e obter resposta…

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