Compromisso: marque-o e não apareça

Esqueceram de mim
Das coisas que me deixam furiosa: gente que marca um compromisso, simplesmente não aparece nem dá satisfação.

A pessoa me manda um email na segunda-feira, pela manhã para agendar uma reunião na manhã de quinta-feira. No mesmo dia, confirmo: ok, quinta, às 9h. Reunião marcada com três dias de antecedência, portanto.

Chega quinta-feira, vulgo hoje. Nove horas, nove e quinze, nove e meia. Ok, imprevistos acontecem, mas é questão de respeito avisar que irá se atrasar ou que não poderá comparecer. 10h e nem sinal da pessoa.
É, estava sendo otimista. A pessoa deve simplesmente ter-se esquecido da reunião.

Eu poderia reclamar o quanto essa atitude demonstra absurda falta de educação e de respeito com o outro, além de total falta de organização, mas preferi transformar este post em algo mais construtivo. Então, vejamos. Quantas pessoas você conhece que usam uma agenda? Tanto faz se é de papel ou se é digital. Ao que parece, ninguém mais usa agenda. As pessoas querem lembrar de seus compromissos pela memória, o que é um risco nos tempos atuais, com o excesso de informação e de atividades.

É trabalhoso manter-se disciplinado com a agenda, mas dá menos dor de cabeça do que a situação que descrevi no início do texto. Já se passaram mais de doze horas desde o horário combinado e até agora não recebi nenhuma ligação, nem mensagem, nem email. Sim, eu poderia ter ligado ou mandado email, mas preferi poupar a pessoa da minha estupidez. Em algum momento ela vai ter de remarcar a reunião mesmo… :) Então, fica a dica:

  • Tenha uma agenda. Mantenha-a atualizada e a consulte, no mínimo, duas vezes ao dia. Ao acordar, para saber quais são as atividades do dia, e no fim do dia, para lembrar os compromissos do dia seguinte. Eu estou sempre de olho na minha, conferindo as atividades da semana, vendo quanto tempo preciso pra resolver cada coisa, etc.
  • Tenha vergonha na cara. Vai atrasar? Ligue e avise! Isso quer dizer que, sempre que marcar compromissos, peça um telefone para contato. E informe quanto tempo vai atrasar, pois ninguém tem tempo sobrando. Na minha opinião, se você for demorar mais de meia hora para encontrar a pessoa, melhor combinar outro dia. Claro, vai depender do assunto e da importância do compromisso.
  • Peça desculpas. Se atrasou, quando chegar ao encontro, peça desculpa por deixar a pessoa esperando. Se você não compareceu, se mate desculpe-se pela mancada e recompense o outro de alguma forma. Ofereça-se para buscar a pessoa, dar carona de volta pra casa, ou simplesmente pague um café, leve um bombom no encontro seguinte. Com isso, você demonstra que sente por ter sido um idiota furado com a pessoa.
  • E que isso não se repita! Imprevistos acontecem, mas não faça disso uma rotina. Tome jeito. Em locais conhecidos, procure chegar aos compromissos com pelo menos 10 minutos de antecedência. Se você precisa procurar vaga ou se depende de transporte público, recomendo planejar chegar meia hora antes do combinado, pois o ônibus pode quebrar, ou pode não ter vaga, ou a vaga ficar longe.

Se tiver outra dica, acrescente aí nos comentários. Aproveite e me conte… já se atrasou? Já esqueceu algum compromisso?

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Eficiência em comunicação: emails

[tweetmeme]Durante a troca frenética de emails que vivenciei nas últimas cinco semanas como editora do jornal-laboratório online do meu curso, observei o comportamento dos meus colegas. E constatei: esses comunicadores não sabem se comunicar!

Não são todos, claro, mas foi algo interessante de se notar. O email, uma ferramenta que deveria facilitar a comunicação, acaba transtornando o nosso dia e nos deixando irritados. E por quê? O problema, a meu ver, não é a frequência de emails que recebemos, mas a quantidade de emails desnecessários, que poderiam ser substituídos por um telefonema de dois minutos ou que poderiam ser melhorados em termos de eficiência na comunicação.

Com base nisso, deixo aqui algumas dicas bem simples para tornar a comunicação mais eficaz… ;)

Não deixe o campo “assunto” em branco. Quando você abre seu email, você não passa os olhos na lista de mensagens? Imagina fazer isso e se deparar com uma porção de “sem assunto”. Eu tenho a sensação de que não existe nada de relevante ali. Sobre o que o email trata? Reunião adiada, problemas na equipe, festinha na semana que vem? Identifique o conteúdo da mensagem para que a pessoa saiba logo o que vai encontrar. Nem todo mundo abre os emails por ordem de chegada.

Não escreva títulos inúteis. Depois dos emails sem assunto, os títulos que não dizem nada são os que mais contribuem para atrapalhar a comunicação. Mandar um “Importante!!” pode chamar a atenção inicialmente, mas quantas mensagens importantes seu destinatário não deve receber? Seria melhor elaborar um título com informações-chave. Exemplo: “Importante: problema no site”.

Se o email é urgente, não escreva “urgente!”. Nem URGENTE!, muito menos URGENTEEEEEEEE!!!. Se é urgente, use o telefone. Sabe-se lá quando seu destinatário vai checar a caixa de entrada. Mesmo pessoas que parecem viver diuturnamente conectadas – caham! – têm seus momentos offline, então não arrisque.

Respeite a caixa de entrada alheia. Nada mais incoveniente do que alguém enviar uma mensagem engraçada para um grupo de email e todo mundo começar a mandar o seu “hahahahaha!” em resposta. Não tem a menor graça ficar recebendo risadas escritas ao longo do dia; a cada meia hora algum ser feliz manda um “ahuahuahua!”. Se um ou dois já se manifestaram, o resto do grupo com certeza já entendeu que é engraçado.

Agradeça. Parece bobagem, mas há quem deixe de enviar meia dúzia de palavras de gratidão sob o pretexto de “lotar” a caixa de entrada do correspondente. Ser educado não faz mal a ninguém. Enviar um agradecimento é sinal de cordialidade a quem lhe foi útil.

E você, tem alguma sugestão para tornar a comunicação na web mais eficiente? Deixe seu comentário! ;)